경기도는 2017년 주요 종이기록물 1만500권을 데이터베이스(DB)로 구축한다.

도는 기록물을 효율적으로 관리하고 활용하기 위해 총 8억5천115만원을 들여 ‘2017년 중요 종이기록물 DB 구축사업’을 실시한다.

이는 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’ 제6조·제21조 등에 따라 종이로 발행되는 주요 보관기록물을 전산화해 신속히 검색·활용하도록 돕기 위한 것이다.

올해 사업량은 약 1만500권(210만면).

기록관에 이관된 민원 접수문서, 주요 기획관련 문서, 조례 규칙 재·개정 자료 등종이기록물 가운데 활용빈도가 높은 기록물이 먼저 선정됐다.

도는 이 기록물을 해상도 300ppi 이상 고화질로 스캔·보정하고 확보된 고품질 사본 이미지는 보존매체로 수록과 함께 표준기록관리시스템(RMS)에 등재할 예정이다.

표준기록관리시스템은 전자기록물의 생산·보존·활용 등 기록관리의 전과정을 전자적으로 관리하는 것으로 국가기록원이 개발·보급하는 소프트웨어를 탑재·활용된다.

전자화된 기록물은 공무원들이 행정망을 통해 실시간으로 열람, 업무효율을 높이는 장점이 있다.

실제 종이기록물을 DB로 구축할 경우 기록물 열람신청은 꾸준히 증가하는 추세로 2014년 257건에서 2015년 378건, 2016년 547건을 기록했다.

차정숙 총무과장은 “종이기록물 DB 구축사업은 업무효율을 높이는 강점외에 사업특성상 많은 인력이 투입. 지역경제활동 인구를 증진하는 효과가 있다” 며 “사업을 꾸준히 추진해 주요 기록물을 잘 보존하고 동시에 원활히 활용되도록 지원하겠다”고 말했다.

한편 도는 1999년~2016년까지 중요 종이기록물 20만7천346권 가운데 77%(15만9천116권)를 전자화해 표준기록관리시스템을 통해 서비스하고 있다.